就職支援に係るメール誤送信による個人情報の流出について

令和5年(2023年) 1月23日
近畿大学九州短期大学

このたび、本学職員によるメール誤送信によって、学生の個人情報が別の学生に流出したことが判明いたしました。
該当する方々には、ご迷惑、ご心配をおかけしましたことを深くお詫び申しあげます。このような事態を招いたことを重く受け止め、今後、個人情報の取り扱いについては厳重に注意し、再発防止に努めてまいります。

• 事案の内容
  令和4年(2022年)12月15日(木)正午頃、就職支援の担当職員が、就職活動中の学生10名に対する活動状況等のヒアリング結果を報告書にまとめ、メールに添付して教員メーリングリスト宛に送信したつもりが、休講等を通知するための学生メーリングリスト（学生44名を登録、上記10名は含まず）宛に誤って送信しました。同日14時頃、職員本人が誤送信に気付きました。
• 流出した情報
  就職活動中の学生10名の「氏名」「進路」「就職・進学の意思確認」「現在の就職活動状況」「1月以降の就職活動予定」の5項目。
• 対応
  個人情報が流出した学生10名には、12月16日(金)までに個別に内容報告とお詫びを行い、全員に謝罪を受け入れていただいております。あわせて、誤送信メールを受信した44名の学生に対してもお詫びするとともに、当該メール削除をお願いしました。なお、本日までにこの情報流出による被害の報告はありません。

• 再発防止策
  今後、このような事態を招くことがないよう、下記のとおり取り組んでまいります。

  • 個人情報を含み、複数の相手先にメールする場合は、必ず2名以上で確認してから送信する。
  • メール誤送信防止機能の導入を再度推進する。
  • 個人情報を含む資料は必ずパスワードを設定するなど、運用指導を徹底する。
  • 全学で実施する情報セキュリティ研修で事例共有を行う。

【本件に関するお問い合わせ先】
近畿大学九州短期大学　事務部
TEL：0948-22-5726
E-mail：kyougaku@kjc.kindai.ac.jp